Por quanto tempo os empregadores precisam manter registros de folha de pagamento?

De acordo com a lei federal de U. S., os empregadores devem manter os registros de folha de pagamento de seus funcionários ou ex-funcionários por um certo período de tempo. A quantidade de tempo, no entanto, varia de acordo com o estatuto a que você se refere, o que pode fazer saber quanto tempo manter registros de funcionários confusos. Ao ter em mente os limites de tempo exigidos em cada estatuto, bem como os registros relacionados com a folha de pagamento que o estatuto quer que você retive e por que, você pode desenvolver mais facilmente um sistema que mantém registros de folha de pagamento, desde que a lei exija.

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Identificação

Os registros de folha de pagamento são, em geral, quaisquer registros que se relacionem com as horas que um funcionário trabalha e os salários pagos a ele ou ela, de acordo com o Departamento dos EUA do trabalho. De acordo com a Lei de Normas de Trabalho Justo, os registros de folha de pagamento incluem informações sobre a hora e o dia em que começa cada semana de trabalho; o número de horas trabalhadas em cada dia de trabalho e cada semana de trabalho; o montante total que o empregado ganhou trabalhando sem horas extras; a remuneração horária regular por qualquer semana em que o empregado trabalhou horas extras; pagamento total de horas extras por cada semana de trabalho; os montantes de quaisquer adições ou deduções ao pagamento do empregado a cada semana; o montante total pago por cada período de pagamento; e as datas cobertas por cada período de pagamento, de acordo com o Departamento de Trabalho da U. S. Esta informação deve ser marcada com as informações pessoais do empregado, incluindo nome, endereço, ocupação e sexo. Se o empregado tem menos de 19 anos, também inclui sua data de nascimento.

Leis aplicáveis ​​

A partir de 2010, apenas dois estatutos federais exigem que os empregadores retirem registros de folha de pagamento por qualquer período de tempo, de acordo com o Departamento de Trabalho dos EUA e a Comissão de Oportunidades de Emprego Equal dos EUA, ou EEOC. Estes dois estatutos são a Fair Labor Standards Act e a Lei de discriminação de idade no emprego. Para a FLSA e a ADEA, a maioria dos registros de folha de pagamento deve ser mantida por três anos, de acordo com o Departamento de Trabalho da U. S. e a EEOC. Embora a FLSA permita que os empregadores descartem alguns registros suplementares de folha de pagamento, incluindo tabelas de salários, após dois anos, a ADEA exige que os empregadores mantenham esses registros por três anos.

Formato

A ADEA não exige que os empregadores mantenham registros de folha de pagamento em qualquer formato específico, desde que os registros estejam disponíveis quando a EEOC os solicite, de acordo com a EEOC. A FLSA não exige que os relogios de tempo sejam usados ​​para acompanhar as horas do funcionário, de acordo com o Departamento de Trabalho da U. S. A FLSA também não exige que os registros sejam mantidos em um formato específico. No entanto, de acordo com o Departamento de Trabalho da U. S., o microfilme ou a fita adesiva não devem ser utilizados, a menos que o empregador também tenha o equipamento para tornar estes formatos facilmente legíveis.

Função

O objetivo de manter os registros de folha de pagamento dos empregados de acordo com a Lei de Padrões do Trabalho Justo é proteger os direitos de um trabalhador em relação ao salário justo, de acordo com o Departamento de Trabalho dos EUA, incluindo o direito de trabalhadores cobertos, sem demissões, ao salário mínimo e ao pagamento de horas extras. Os registros também podem ser usados ​​para garantir que um empregador não empregue crianças muito jovens para trabalhar legalmente e não está empregando crianças que possam trabalhar legalmente por um número de horas ilegal. Manter registros de acordo com a Lei de Trabalho de Discriminação Idade no Trabalho destina-se a garantir que um funcionário que descubra que ela pode ter sido discriminada por sua idade é capaz de encontrar a informação necessária para provar ou refutar sua reivindicação, de acordo com a EEOC.

Considerações

Sob a FLSA e a ADEA, os registros de folha de pagamento geralmente são mantidos por três anos após a data de término do funcionário, de acordo com a EEOC. A ADEA, a FLSA e outros estatutos podem exigir que um empregador mantenha diferentes partes do arquivo de um funcionário por diferentes períodos de tempo. Por exemplo, enquanto a ADEA exige que os registros de folha de pagamento sejam mantidos por três anos, ele requer informações básicas sobre o empregado para manter apenas um ano, de acordo com a EEOC. Para garantir que sua empresa atenda a todos os requisitos de retenção de registros, consulte um advogado especializado em direito do trabalho.